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Blueprint en Zoho Projects: Mejore el ciclo de vida de su tarea

Cada tarea en su proyecto tiene un ciclo de vida, una serie de etapas que debe atravesar desde la creación hasta su finalización. Mover las tareas manualmente de una etapa a otra puede ser engorroso, más aún si muchas tareas en su proyecto tienen un ciclo de vida similar. Peor aún, tener que hacerlo repetidamente puede hacer que incluso las tareas más emocionantes parezcan mundanas.

Para avivar los ciclos de vida de sus tareas, Zoho Projects cuenta con Blueprint. Cree y guarde flujos de trabajo que se pueden aplicar a todas las tareas o a las tareas específicas según los criterios que establezca. Con sus tareas fluyendo suavemente de una etapa a otra, puede dejar de preocuparse por perder un paso y concentrarse en hacer mejor sus tareas. Siga leyendo para obtener más información sobre Blueprint y otras características que le ayudaran a ser más productivo.

El lienzo está puesto: tú eres el arquitecto.

En Zoho Projects, un lienzo limpio y simple con estilo de papel de puntos te hace sentir como un arquitecto, a medida que arrastras y sueltas estados y construyes tus flujos de trabajo. Puede definir transiciones que harán que una tarea se mueva de un estado a otro.

Por ejemplo, el equipo de marketing de Zylker ejecuta campañas semanales en las redes sociales para promover su negocio. Para marcar con éxito la tarea como hecha, tiene que pasar por varias etapas, como hacer que el contenido se escriba y revise, diseñe imágenes y haga videos. Su plan (Blueprint) de redes sociales se asegura de que ninguna de estas etapas se omita, y que la tarea fluya a la perfección.

Blueprint del proyecto

Con más control viene más poder: establecer restricciones de transición

Si bien la ejecución de un proyecto es un trabajo colaborativo, es necesario que cada uno haya establecido roles y actividades para asumir. Cualquiera de los diseñadores puede asumir el diseño, mientras que un proceso de aprobación puede requerir gerentes. Estas condiciones bajo «Antes de la transición» controlan quién debe hacer qué. También puede establecer criterios específicos que deben cumplirse antes de que una tarea pueda pasar a la siguiente etapa.

Acciones y mensajes automatizados: No te pierdas nada.

Cuando una tarea se mueve de un estado a otro, esto a menudo significa que se ha producido un desarrollo significativo. Cuando tiene que documentar esos cambios o realizar acciones basadas en ellos, pequeños detalles pueden deslizarse a través de las grietas. Para ahorrarse la molestia de recordar los detalles de transición, configúrelos en su plan. Solicite las acciones a realizar, o configure los mensajes que se mostrarán cuando tenga lugar una transición. Una vez que se completa la transición, también puede optar por actualizar los campos y enviar alertas por correo electrónico.  

Blueprint con registros

Puede tener transiciones comunes, planos de clonación y más. La página de detalles de la tarea mostrará la información necesaria, como las transiciones disponibles, y también una vista previa rápida del blueprint. Con las etapas y las transiciones en su lugar, observe cómo sus tareas fluyen a lo largo de su ciclo de vida, sin problemas.

Antes de finalizar, déjame que te informe sobre un par de otras características que puedes probar en Zoho Project.

El dinero importa: configuración y seguimiento del presupuesto del proyecto

Una de las fases más importantes de la planificación del proyecto es arreglar el presupuesto, ya sea tiempo o dinero, y hacer un seguimiento de su consumo en el camino. Zoho Projects le permite configurar el presupuesto y también monitorear el costo planificado contra el costo real, de modo que los excesos se puedan controlar antes de que se vuelvan locos.

Zoho Project presupuestos
Ir más allá de los valores predeterminados: estado personalizado para proyectos

Zoho Projects trae un estado personalizado para proyectos. Cree sus propios estados en función de las diferentes etapas de su proyecto, como Activo, Fase de encuesta, Investigación y Aprobado. El diseño del proyecto ahora admite secciones, para agrupar sus campos en categorías.

Mejore su experiencia de gestión de proyectos al habilitar las funciones anteriores, ¡y no olvide dejar sus comentarios!