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El trabajo a distancia está en aumento. Los avances en tecnología y herramientas basadas en la nube han hecho posible esta increíble hazaña: puedes trabajar, comunicarte y colaborar prácticamente desde cualquier lugar.

Ya no tienes que estar confinado dentro de las cuatro paredes de una oficina tradicional.

Como empresa global, Zoho es un gran defensor del trabajo remoto. Tenemos más de 8,000 empleados en 11 países y 10 oficinas, con una minoría sólida que trabaja remotamente desde sus hogares.

Incluso podemos mantenernos conectados usando nuestras propias herramientas digitales que hemos creado para nuestros clientes.

En este momento, el número de trabajadores remotos por primera vez está en aumento.

Zoho ha adoptado actualmente el trabajo desde casa como nuestro estado predeterminado, pero no estamos solos. Ahora hay millones de personas que se unen a nosotros, a medida que las empresas hacen la transición a configuraciones de trabajo remotas después del brote de coronavirus.

Aquí en el Perú, M4G es un partner autorizado de Zoho, en este articulo nos cuentan cómo es que se preparan para el trabajo virtual ante esta situación que se vive mundialmente, y de qué manera pueden facilitar su producción.

Veremos lo que nos dicen los jefes de marketing.

 # 1 – Ten las herramientas adecuadas en su lugar

“Incluso si los tiempos son difíciles en la medida en que la humanidad se ve desafiada, con las herramientas adecuadas, las cosas que pueden parecer remotamente posibles, pueden hacerse posibles de forma remota”

Hariharan Muralimanohar, Jefe de Marketing – Zoho One

Nuestra nueva suite Zoho Remotely se construyó en menos de una semana, incluso el sitio web se lanzó en sólo 3 días. Tuvimos que gestionar todo este proyecto con todos trabajando desde diferentes lugares siguiendo el nuevo mandato de trabajar desde casa. Ya estábamos acostumbrados a chatear por texto con sus compañeros, pero esta vez, hicimos uso frecuente de nuestras funciones de vídeo y audio para interactuar con compañeros de equipo, diseñadores, redactores y desarrolladores. Estas herramientas basadas en la nube hicieron posible que todos pudieran seguir trabajando como una unidad a medida que el proyecto progresaba. Es mejor estar preparado con el conjunto adecuado de herramientas de software basadas en la nube cuando se está trabajando a distancia. No puedo imaginar cuánto más difícil hubiera sido el proyecto sin estas herramientas.

Hablando personalmente, como un hombre de familia con una esposa y dos hijos que también debían quedarse en casa, tuve que concentrarme en el trabajo en medio de todo tipo de ruido doméstico. ¡Estoy agradecido de haber invertido en buenos auriculares con cancelación de ruido! Por supuesto, debería ser evidente que es crucial tener una configuración de banda ancha de alta velocidad con un potente enrutador WiFi. Por lo tanto, es mejor estar preparado con las herramientas de hardware adecuadas para complementar sus herramientas de software.
Incluso si los tiempos son difíciles en la medida en que la humanidad se ve desafiada, con las herramientas adecuadas, las cosas que pueden parecer remotamente posibles, pueden hacerse posibles de forma remota.

 

 # 2 –   Autodirigido: sé tu propio supervisor

“Pon tu trabajo en el contexto de una visión más amplia, haz lo que crees y haz que todo sea un juego. Pronto llegará a una etapa en la que el único jefe que necesitará es usted mismo “- 

Hari Narayanan, Jefe de Marketing – Zoho Projects and Sprints

Aquellos de nosotros que estamos acostumbrados al zumbido y las interacciones de una oficina ocupada puede tener dificultades para mantenernos motivados cuando de repente están solos en casa. Este ajuste puede parecer imposible para algunos. Si eres una de estas personas que lucha con la transición, no te preocupes. Hay pasos que puede seguir para facilitar el período de ajuste. Con el tiempo, incluso puedes aprender a usar el enfoque obtenido de la soledad para hacer mucho más.

El paso clave es tener en mente tu propósito o “panorama general”. La historia de los tres canteros es un gran ejemplo. Cuando un transeúnte le pregunta qué hace cada picapedrero, el primero dice que está cortando piedras, y el segundo dice que se está ganando la vida. Pero, el tercero dice que está construyendo una gran catedral que será el orgullo de la ciudad. Incluso hubo un incidente histórico similar en el que el presidente Kennedy le preguntó a un conserje que fregaba el piso de la NASA qué estaba haciendo. El conserje simplemente respondió que estaba “ayudando a enviar a un hombre a la luna”.

¿Cuál es la catedral que tu equipo u organización que estás tratando de construir? ¿Cuál es tu misión lunar? Mira tu trabajo no como una serie de tareas, sino como contribuciones indispensables para lograr una visión más amplia.

Realiza el trabajo en el que crees. ¿Sientes que el impacto que crea tu trabajo es proporcional a tus habilidades? ¿Te resulta personalmente satisfactorio este impacto? De lo contrario, podría ser que estás demasiado concentrado en tratar de complacer a alguien más, actuando por miedo o “solo por el dinero”. Ninguna de estas opciones es la mejor posición para estar si estás buscando auto-motivación.

A menudo, lo que el cerebro anhela sobre todo es la gratificación instantánea. Puedes jugar a esto gamificando tu trabajo. Establece objetivos a corto plazo y obtén recompensas que sean independientes del resultado de tu trabajo. 

Para resumir, coloca tu trabajo en el contexto de una visión más amplia, haz lo que crees y hazlo como un juego. Pronto, llegará a una etapa en la que el único jefe que necesitarás serás tu mismo.  

# 3 – Administra un equipo de forma remota: reducir la fricción, reutilizar herramientas y reciclar conocimiento

“Más sobre cómo los equipos pueden lograr la misma magia sin pasar FISICAMENTE tiempo juntos”.

Prashanth Krishnaswami, Jefe de Marketing – Zoho Desk

El trabajo no siempre es homogéneo. Puede venir en varios niveles de complejidad y dificultad. Una buena parte de mi trabajo se gasta en mis propios entregables. También está el trabajo en el que colaboro con las personas que administro, reviso su trabajo, hago que revisen parte de mi trabajo, ideen proyectos, etc. Además de eso, está el trabajo de colaborar con personas fuera de mi equipo, de diferentes partes de la empresa, e incluso con personas fuera de la organización. Al menos dos tercios de todo eso solía ocurrir en persona. Desde que nos mudamos a trabajar de forma remota, hemos tenido que lograr la misma magia sin pasar fisicamente tiempo juntos.

En los últimos 3 años más o menos, hemos llegado a algunas mejores prácticas de comunicación a partir de estas experiencias. ¡Ahora, estamos usando esas mismas prácticas para comunicarnos de forma remota!

Esto es lo que intentamos hacer:

Lluvia de ideas con el grupo:  cada vez que comenzamos un nuevo proyecto, generalmente pasamos tiempo escribiendo ideas en diferentes páginas de un solo documento. Por lo menos, esto ayuda a revisar las propias ideas de claridad, propósito y viabilidad.  

Crea una relación:  en ausencia de interacción en persona, el video funciona mejor para crear una relación. Esto es crucial cuando trabajamos con personas de otros equipos. Para cada proyecto en el que trabajamos, nos conectamos, y al final de una sesión de lluvia de ideas, pasamos tiempo en video para evaluarlas  y llegar a conclusiones básicas para construir más.

Recibe aclaraciones:  puede surgir cualquier cantidad de preguntas a medida que comenzamos a resolver los detalles de un proyecto. ¿Querían decir esto cuando escribieron eso? ¿Asumieron este detalle en aras de la discusión? La mayoría de las veces, estas preguntas no tienen una respuesta simple de sí o no. Requieren una breve explicación, que a menudo se logra de manera más eficiente a través de la voz.

Recordatorios y decisiones rápidas:  en un entorno de oficina, las personas recuerdan proyectos cuando ven a un compañero de equipo que dirige ese proyecto. Mientras trabaja de forma remota, estos pequeños recordatorios a menudo están fuera de la vista y de la mente. Los chats grupales ayudan a abordar este desafío. También son útiles para obtener comentarios de los compañeros de equipo en las primeras etapas del trabajo y votar rápidamente sobre decisiones más pequeñas. Es mejor evitar tener discusiones interminables sobre los chats grupales, ya que pueden seguir y seguir sin una conclusión firme. Entrar en una videollamada ayudará a resolver estos problemas.

FYI & MOM:  FYI son las siglas de ( For You Information) y MOM son las siglas de (Manufacturing Operations Management). Nuestra distribución de tareas a menudo ocurre en Zoho Projects, y también hacemos un seguimiento del progreso de los proyectos allí. En casi todos los proyectos, gran parte del trabajo ocurre en segundo plano, y no siempre es necesario notificar a todos en cada paso del camino. Enviar tales notificaciones automáticamente en un grupo de chat también puede inundar a las personas. Utilizamos correos electrónicos para actualizar a las partes interesadas clave sobre hitos importantes. También enviamos un resumen de las actas de la reunión después de cualquier reunión que involucre a más de 3 personas.

Creación de conocimiento:  nos proponemos recopilar conocimiento interno sobre los detalles de grandes proyectos para compartir con todos nuestros grupos de interés. Esto incluye cosas como los desafíos que enfrentamos en el proyecto, cómo los superamos, qué evitar en el futuro y cómo hacer mejor algunas cosas son todos detalles que serán referencias útiles en el futuro.

Intentamos mantener la mayor cantidad de estos procesos lo más asíncrona posible, lo que ayuda a cada persona a estructurar su día en función de sus propias elecciones de productividad. De esa manera, todos estamos felices y todos podemos hacer nuestro trabajo independientemente de todos los demás factores.

 

Para  concluir: pon tu mente en orden,   haz tu parte y el resto vendrá a ti naturalmente 

El trabajo remoto realmente requiere un fuerte compromiso. Puede llevarte unos días o unos meses dominar el trabajo remoto. Solo sé profesional y mantén el ritmo. Tómate el tiempo para aprender las cuerdas.

 

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