Por lo general, cuando recién se comienza con un negocio es muy sencillo simplemente abrir Excel (o cualquier otro programa de hojas de cálculo) y comenzar a usarlo para administrar toda clase de información, como los presupuestos, calendarios de marketing y hasta los datos de los clientes. 

Pero, si bien las hojas de cálculo siempre están ahí listas para usarse y son muy flexibles, carecen de las funciones que se necesitan para mantener la información de los clientes actualizada y ordenada, y no dan el contexto completo del estatus de cada prospecto o venta.

Es ahí donde entran los CRMs. En esta nota explicamos qué es un CRM, sus ventajas y por qué son la mejor opción para que empresas de cualquier tamaño y emprendedores administren su proceso de ventas.  Comencemos por lo más básico.

¿Qué es un CRM? 

Las siglas CRM significan Customer Relationship Management o Manejo de las Relaciones con el Cliente, en español.

Habla de un software que ayuda a los negocios a gestionar sus leads y contactos de manera eficiente, durante todo el proceso de venta, desde la adquisición de prospectos, hasta el servicio posventa.

9 Beneficios de usar un CRM 

1. Base de datos centralizada 

Un CRM reúne toda la información de sus clientes en un solo lugar. Por ejemplo, su nombre y datos de contacto, compañía, tratos, productos que ha comprado y el historial de llamadas realizadas, documentos compartidos y solicitudes de soporte recibidas.

De esta forma, usted y sus agentes tienen el contexto completo de la situación de cada cliente en todo momento, sin necesidad de buscar en diferentes archivos.

2. Información completa y limpia

Mantener la información completa y evitar datos duplicados en un simple documento sería muy difícil.

Aplicaciones como Zoho CRM le permiten marcar campos (por ejemplo, el apellido y correo electrónico) como obligatorios. De esta forma puede asegurar que tendrá los datos básicos de sus clientes completos. 

De igual forma, un CRM detecta si estos datos ya han sido registrados previamente, evitándole tener duplicados o permitiéndole fusionar los registros para que conserve solo uno, con los datos correctos.   

3. Conecte marketing y ventas

Los CRMs permiten integrar sus canales de marketing y ventas, y añadir nuevos prospectos a su base de datos, al instante.

Por ejemplo, puede conectar Zoho CRM a un formulario dentro de su sitio web para añadir todos los registros a su base de datos. También puede integrarlo con sus perfiles de redes sociales y correo electrónico para agregar nuevos registros directamente desde estos canales.

De esta forma puede tener la visión completa de los canales que le dan una mejor conversión, darle seguimiento al ROI de sus esfuerzos de marketing y tener un flujo constante de nuevos clientes potenciales.

4. Nunca pierda una llamada 

Puede conectar su servicio de llamadas preferido para contactar a sus clientes directamente desde su CRM. Además, es posible configurar recordatorios, para que siempre dé un seguimiento oportuno a todos sus contactos.

También puede integrar Zoho CRM a aplicaciones como WhatsApp, lo que permite contactar a los clientes por el canal que mejor les funcione.

5.  Ahorre tiempo con la automatización

Más allá de los recordatorios de las llamadas, un CRM permite automatizar tareas rutinarias como la asignación de leads o envío de correos. De esta forma su equipo ahorra tiempo que puede ser usado para lo más importante: dar servicio a sus clientes.

6. Proceso de ventas claro 

Cuando un nuevo colaborador se une al equipo, el entrenamiento es vital para asegurarse de que el proceso de ventas se realice de manera correcta. Sin embargo, aún con el entrenamiento pueden ocurrir errores u omitirse piezas importantes del proceso. Un CRM permite minimizar estos errores.

Por ejemplo, la función de Blueprints en Zoho CRM permite detallar el proceso de ventas dentro de la plataforma y hace forzoso que su equipo deba seguir todos los pasos marcados. De esta manera asegura un proceso uniforme y funcional. 

7. Reportes automáticos y pronósticos

Con un CRM ya no tiene que perder horas preparando reportes mensuales o trimestrales. Simplemente debe ir a la pestaña de «reportes» y seleccionar las fechas que desea ver. También puede programarlos para que usted y las partes interesadas los reciban periódicamente en su correo electrónico. 

De igual manera, un CRM le permitirá tener pronósticos de ventas mensuales o trimestrales listos en todo momento.

8. Trabaje desde donde sea 

En el caso de las aplicaciones de Zoho, puede acceder a su CRM desde cualquier dispositivo con conexión a internet, incluyendo su celular, gracias a la aplicación móvil para Android y iOS. De esta manera sus equipos pueden trabajar a distancia y puede consultar la información que necesita sin importar dónde se encuentre.

9. Más ventas y mejor retención de clientes 

Todos las ventajas mencionadas se traducen en tener más tiempo para contactar y atender a los prospectos y clientes, de mejor manera. Lo que se traduce en más ventas y una una mayor retención. Al final del día, esto es bueno para su negocio, colaboradores y, por supuesto, para usted.