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No es un secreto que las empresas de muchos sectores se estén viendo afectadas por la pandemia de coronavirus. Así mismo, hoy es una preocupación gestionar proyectos virtualmente eficientemente.

Atrás quedaron los días en que las industrias manufactureras, las empresas de construcción y software eran los únicos grandes consumidores de herramientas de gestión de proyectos. Cada industria ha evolucionado lentamente para comprender la importancia de utilizar una metodología de gestión de proyectos para manejar todas sus tareas sistémicamente.

ITS, una facultad de odontología en el norte de India, comenzó a administrar todas sus actividades académicas utilizando Zoho Projects, nuestra herramienta de administración de proyectos.

El Dr. Gagandeep Arora, su decano y veterano en la industria educativa, nos cuenta cómo Zoho Projects le ha facilitado la vida. Su característica favorita en Proyectos es plantillas . El Dr. Arora dice: “Me tomó 12 horas planificar una conferencia en 2018. Y en 2020, usando Projects, me tomó solo 3 minutos planificar la misma conferencia”.

En 2018, cuando el Dr. Arora tuvo que planificar una conferencia internacional, dedicó mucho tiempo a organizarla creando tareas, hitos, campos y estados personalizados, y asignándolos a las personas adecuadas. La función de plantillas ayudó al Dr. Arora a planificar su conferencia en 2020 sin tener que rehacer todo lo que hizo en 2018. Esto también reduce el tiempo y el esfuerzo que tendría que dedicar a planificar otras conferencias en el futuro.

El Sr. Vijay Sharma, Director de Operaciones Administrativas en ITS, pasa la mayor parte de su tiempo en Zoho Projects monitoreando la amplia gama de informes disponibles.

Nuestro  cuadro de utilización de recursos lo ayuda a comprender qué tan ocupado está su equipo, ayudándole a delegar elementos de trabajo de manera efectiva para lograr el equilibrio correcto. Otra forma interesante en que el Sr. Sharma usa estos informes es calificando el desempeño del personal en función de los datos disponibles en el  informe planificado vs real y los  informes de tareas.

Esto lo ayuda a comprender el desempeño del equipo de ITS Dental College durante ese año académico específico y a tomar una decisión informada mientras finaliza su Revisión Anual de Desempeño.

El Sr. Ashutosh Singh, el Jefe de Operaciones, es alguien que siempre está ocupado con las reuniones y no suele encontrarse en su escritorio. Utiliza la aplicación móvil Proyectos para aprobar solicitudes y asignar tareas a individuos, ayudándolo a estar al tanto de las cosas, incluso cuando está en movimiento.

Dado que la mayoría de los profesores de ITS Dental College a veces están ocupados viajando a conferencias mundiales, las características de colaboración que ofrece Zoho Projects les han sido de gran ayuda. La integración con Zoho Meetings , por ejemplo, les ayuda a reunirse para una reunión digital rápida, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.

Y así es como ITS Dental College utiliza Zoho Projects para administrar su trabajo de manera más eficiente. Nos encantaría escuchar su historia también y publicarla aquí, para compartirla con toda la comunidad de Zoho.

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